Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable Técnico

SMARTCLIC SAS, identificada con NIT 902054183-3 y domicilio en Pitalito, Huila, actúa como el núcleo de procesamiento y custodia de la información recolectada a través de sus ecosistemas digitales.

2. Arquitectura de Datos Recolectados

Nuestro sistema procesa las siguientes capas de información:

• Identidad Corporativa: NIT, Razón Social, Representación Legal.
• Nodos de Contacto: Direcciones físicas, terminales telefónicas, correos electrónicos.
• Telemetría de Acceso: Direcciones IP, identificadores de dispositivo, logs de auditoría técnica.
• Información Operativa: Datos de ventas y flujos de inventario procesados en la nube.

3. Finalidades del Procesamiento

Los datos son integrados para:

• Sincronización de servicios SaaS y mantenimiento de la infraestructura.
• Validación de transacciones ante la DIAN y entes reguladores.
• Optimización de la experiencia de usuario mediante analítica anonimizada.
• Gestión de la ciberseguridad y prevención de ataques distribuidos.

4. Protocolos de Ciberseguridad

Implementamos defensas arquitectónicas avanzadas:

• Cifrado de datos en reposo mediante algoritmos AES-256.
• Hashing de credenciales utilizando bcrypt con factor de costo adaptativo.
• Túneles de comunicación cifrados vía TLS 1.3.
• Aislamiento de instancias (Multi-tenancy) para evitar fugas de información entre comercios.

5. Transferencia Internacional y Cloud Hubs

Utilizamos infraestructura de clase mundial desplegada en Amazon Web Services (AWS) yGoogle Cloud. Estas transferencias se rigen por cláusulas contractuales tipo y estándares de seguridad SOC2.

6. Datos recibidos a través de WhatsApp Business (Meta)

SMARTCLIC SAS utiliza la Plataforma de WhatsApp Business de Meta como canal oficial de atención y para funcionalidades de mensajería de la plataforma OrderClic. Cuando usted se comunica con nosotros o con un comercio que usa OrderClic por WhatsApp, tratamos: su número de teléfono, el nombre de su perfil y el contenido de los mensajes que nos envía.

• Estos datos se usan exclusivamente para atender su solicitud, gestionar la relación comercial y prestar el servicio contratado.
• No vendemos ni cedemos estos datos a terceros con fines publicitarios.
• Solo enviamos mensajes proactivos (plantillas) a usuarios que han dado su consentimiento previo (opt-in), y usted puede revocarlo en cualquier momento respondiendo con su solicitud de no contacto.
• El tratamiento que Meta Platforms realiza de sus datos se rige por la política de privacidad de WhatsApp.

7. Plazo de Conservación de los Datos

Conservamos su información únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recolección y para atender las obligaciones legales que nos vinculan:

• Conversaciones y mensajes de WhatsApp: hasta 24 meses desde el último contacto, o antes si usted solicita su eliminación.
• Información contable y tributaria: 10 años, por mandato del artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y del Estatuto Tributario. Este plazo no puede acortarse a petición del titular mientras la obligación legal esté vigente.
• Registros de acceso y auditoría técnica: 12 meses.
• Datos de contacto comercial: hasta que usted revoque su autorización.

Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible, salvo que deban conservarse por una orden judicial o administrativa.

8. Menores de Edad

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de 18 años. No recolectamos de forma consciente datos de menores de edad. Si detectamos que hemos recibido información de un menor sin la autorización de su representante legal, la eliminaremos. Si usted es padre, madre o representante y considera que tenemos datos de un menor a su cargo, escríbanos a legal@smartclic.com.co y procederemos a suprimirlos.

9. Derechos ARCO y Eliminación de Datos

Usted conserva el control total sobre sus datos. Puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición enviando un requerimiento firmado a legal@smartclic.com.co.

Para solicitar la eliminación (supresión) completa de sus datos personales — incluidos los datos recibidos por WhatsApp — siga el procedimiento paso a paso descrito en nuestras Instrucciones de Eliminación de Datos. Plazo máximo de resolución: 15 días hábiles (art. 15, Ley 1581 de 2012).